Si te gusta trabajar en un entorno colaborativo y multicultural y buscas impulsar tu carrera profesional, buscamos personas experimentadas y entusiastas para unirse a nuestro estudio multinacional en expansión (clasificado entre World Architecture 100 firm ), en Madrid, España.

Buscamos un/a Administrativo/a a media jornada (4 horas al día), que dé soporte a oficina con responsabilidades administrativas. Esta persona será clave para garantizar el buen funcionamiento operativo de la oficina y facilitar la gestión ejecutiva.

Funciones Administrativas y Soporte Operativo (50%)

Administración y Office Management:

• Gestión documental general: archivo digital, orden y mantenimiento de documentación corporativa.
• Atención de llamadas, correos generales y recepción de visitas.
• Gestión y coordinación con proveedores internos y externos (mensajería, mantenimiento, limpieza, suministros).
• Control y pedidos de material de oficina.
• Organización logística de reuniones internas y apoyo a pequeños eventos corporativos.

Soporte a Administración y Finanzas:
(Enfocado en tareas operativas y administrativas, no de gestión estratégica de Finanzas)

• Gestión y registro de facturas: recepción, revisión básica, clasificación y seguimiento de su aprobación interna.
• Control de gastos: actualización de cuadros de seguimiento, revisión de notas de gasto y apoyo en presupuestos.
• Coordinación con proveedores: solicitud de presupuestos, resolución de incidencias de facturación y mantenimiento de bases de datos.
• Archivo y documentación financiera: digitalización, organización de contratos y soporte en auditorías (recopilación de facturas, justificantes y documentación).
• Elaboración de reportes sencillos y apoyo en tareas del cierre mensual relacionadas con gastos y facturación

Soporte a Recursos Humanos:
(Enfocado en tareas operativas y administrativas, no de gestión estratégica de RRHH)

• Gestión documental de altas, bajas y variaciones, incluyendo la preparación y envío de información a la asesoría laboral.
• Gestión y archivo de documentación de PRL y Health & Safety, asegurando que cada empleado tiene su certificado actualizado.
• Coordinación con el servicio de prevención para cursos obligatorios, formaciones y renovaciones.
• Preparación de materiales de onboarding:
  • Bienvenida y documentación.
  • Packs de incorporación.
• Recepción, custodia y entrega de equipos electrónicos, coordinación con sistemas y mantenimiento del inventario actualizado (ordenadores, periféricos, teléfonos, etc.).
• Apoyo en el control de ausencias, vacaciones y registro horario, únicamente a nivel documental.

Requisitos y experiencia

Experiencia

• Entre 2 y 3 años de experiencia en funciones administrativas.
• Valorable experiencia previa como Asistente de Dirección/PA.
• Experiencia previa en entornos de oficina con multitarea y trato con proveedores.
• Valorable experiencia gestionando inventario IT o procesos de onboarding.

Competencias

• Organización, orden, método y alto nivel de detalle.
• Capacidad multitarea y gestión eficaz del tiempo.
• Discreción y profesionalidad extrema.
• Excelente comunicación interpersonal.
• Proactividad, autonomía y capacidad de anticipación.
• Habilidad para coordinar tareas entre diferentes áreas.

Condiciones

• Jornada: Media Jornada (50%)